Caisse enregistreuse obligatoire certifiée NF525

La caisse enregistreuse est-elle obligatoire ou pas ? Beaucoup de commerçants, quel que soit leur activité ou la taille de leur entreprise se sont un jour posés la question. De plus, de nombreuses rumeurs circulent en ce moment sur l’obligation pour un commerçant d’avoir une caisse enregistreuse certifiée.

  

Caisse enregistreuse : un outil recommandé depuis le 1er janvier 2018

Effectivement, il y a quelques années, rien n'empêchait un commerçant d'employer un simple calepin et un crayon pour tenir sa comptabilité. Toutefois, dans les faits, la caisse enregistreuse reste un outil quasiment indispensable et obligatoire, depuis début 2018, dans le cadre de la comptabilité des entreprises. S'il permet d'exécuter des actes de vente, il sert aussi à réaliser des opérations comptables. Les commerçants peuvent plus facilement respecter leurs obligations fiscales, notamment en ce qui concerne la justification de leurs recettes.

Par conséquent, le ticket de caisse doit être obligatoirement remis par les commerçants pour toute prestation de service au-delà de 25 euros. En-dessous, l'obligation s'applique lorsque le client l'exige. Ce ticket doit contenir un certain nombre de mentions légales qui peuvent être écrites à la main. Cependant, la caisse enregistreuse s'avère bien plus pratique.

 

   

Les recettes de sa caisse à justifier devant l'administration fiscale

Elle permet de produire plus facilement les justificatifs auprès de l'administration fiscale, à savoir l'ensemble des recettes, prestations ou ventes même si elles sont inférieures à 25 euros et qu'aucun ticket de caisse n'a été donné au client.

Il existe deux manières d'opérer. D'une part, il s'agit de fournir de façon systématique des tickets de caisse, ou notes manuelles, et de conserver leur double comme pièces justificatives. Elles doivent évidemment contenir toutes les mentions obligatoires (dénomination des biens et des services, date, prix...). D'autre part, le commerçant peut s'appuyer sur une comptabilité irréprochable afin de justifier ses recettes.

En résumé, une caisse enregistreuse est-elle obligatoire ? Il y a quelques années la réponse était non. Dans tous les cas, la caisse enregistreuse est très pratique pour s'acquitter de ses obligations comptables. Depuis le 1er janvier 2018, la donne a changée avec la nouvelle norme sur les caisses enregistreuses. En effet, tous les commerçants assujettis à la TVA auront l'obligation de s'équiper d'un logiciel de caisse certifié.

   

Caisse enregistreuse : une obligation légale

Légifrance, le service public de l'accès au droit - Accueil

Elle découle de la loi de finances n°2015-1785 du 29 décembre 2015 pour 2016. Son article 88 dispose que lorsqu'un commerce enregistre les règlements de ses clients au moyen d'un logiciel de comptabilité, de gestion ou d'un système de caisse, il doit utiliser un logiciel de caisse ou un système de caisse satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l'article L. 115-28 du code de la consommation ou par une attestation individuelle de l'éditeur, conforme à un modèle fixé par l'administration.

Cette loi caisse enregistreuse obligatoire pour 2018 est motivée par la lutte contre la fraude fiscale. Chaque année, la fraude à la TVA est estimée à 17 milliards de dollars selon le Ministère de l'économie et des finances. La loi caisse enregistreuse 2018 met en place une certification obligatoire pour les logiciels de comptabilité, de gestion ou d'un système de caisse afin de garantir leurs caractères inaltérables, sécurisés, et les soumettre à des conditions de conservation et d'archivage des données.

 

Quelles caisses enregistreuses sont conformes ?

Pour se mettre en conformité, les entreprises ont le choix entre trois procédés : la norme NF525, la certification LNE ou l'auto-certification. Sachez que TOUTES les caisses enregistreuses vendues sur Waapos sont conformes à la nouvelle réglementation en vigueur au 1er janvier 2018.
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- Caisse enregistreuse obligatoire : le choix de la norme NF525

Les entreprises peuvent opter pour une caisse enregistreuse ou logiciel de caisse certifié NF525. Il s'agit d'une norme, fruit de longues années de travail, des acteurs de l'encaissement en vue de mettre en place une norme encadrant les bonnes pratiques des éditeurs de logiciels de caisses.

La norme NF 525 repose sur l'inaltérabilité, la sécurisation et l'archivage des données. Pour l'instant, cette norme n'est pas gravée dans le marbre. De nouvelles règles sont appelées à être ajoutées.

Les logiciels de caisse (@bill, ANGELO, FRONTSHOP) vendues sur Waapos sont conformes à la nouvelle réglementation en vigueur au 1er janvier 2018.
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- Caisse enregistreuse obligatoire : le choix de la certification LNE

L’éditeur du logiciel peut également décider de faire certifier son logiciel par le LNE (Laboratoire National de métrologie et d’Essais) qui a été accrédité par le COFRAC pour attester de la conformité du logiciel de caisse avec la nouvelle loi de finances. Ce référentiel a été créé avec des professionnels du secteur et en consultation des parties intéressées.

TOUTES nos caisses enregistreuses CASIO en vente sur Waapos sont certifiées par le LNE. Vous pouvez télécharger l'attestation de conformité sur casio-caisses-enregistreuses.fr
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- Caisse enregistreuse obligatoire : le choix de la certification éditeur (auto-certification)

En outre, les entreprises peuvent aussi recourir à un logiciel proposé par un éditeur quand celui-ci estime qu'il répond aux exigences de la loi du 29 décembre 2015 et qu’il est à même de fournir un certificat de conformité à ses clients. Parfois, elles n'auront à opérer qu'une simple mise à jour de leur logiciel de caisse.

L'éditeur de logiciel EBP a fait le choix de l'auto-certification.

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Les caisses enregistreuses de chez Waapos

Toutes les caisses enregistreuses disponibles dans notre boutique en ligne sont conformes aux dernières exigences de l’administration fiscale. Bien entendu, notre choix dans les logiciels de caisse que nous proposons ne s’est porté que sur des éditeurs pouvant produire une attestation de conformité depuis le 1er janvier 2018. 

Frontshop, EBPWaasoft ou CESAR sont tous des logiciels certifiés (NF525 ou LNE) et en conformité avec la loi 2018 dans la gestion de votre commerce. Découvrez nos pack caisse enregistreuse + logiciel de caisse :

    

  

Les sanctions en cas de caisse enregistreuse non-conforme

Les sociétés avaient donc jusqu'au 1er Janvier 2018 pour appliquer le fameux article 88 et choisir l'un des deux procédés, sous peine de s'exposer à des sanctions. La loi sanctionne déjà la commercialisation et l'utilisation de caisses enregistreuses permissives qui facilitent la fraude. Ces appareils permettent de soustraire des recettes de comptabilité d'une entreprise. Ils peuvent aussi être employés pour reconstituer des tickets de caisse, et ce, afin de cacher des recettes encaissées en espèce.

L'article 20 de la loi n°2013-1117 soumet les fabricants et les éditeurs de logiciels de comptabilité, de gestion ou des systèmes de caisse à une amende quand le matériel qu'ils ont vendu a permis la suppression, la modification ou l'altération d'un enregistrement, sans préserver les données originales. Les autorités compétentes doivent avoir connaissance des caractéristiques du logiciel avant sa mise en service. En cas de violation de ses obligations, l'entreprise est sanctionnée par une amende pouvant aller jusqu'à 7500 euros.

La loi de finance de 2016 vient donc compléter ces dispositions en sanctionnant l'absence d'utilisation d'un logiciel ou d'un système d'encaissement non-permissif par une amende fiscale de 7500 euros. L'obligation concerne tous les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients dans un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse, personnes physiques ou morales, de droit privé ou public. Peu importe, qu'ils effectuent en tout ou partie des opérations exonérées de TVA ou s'ils relèvent du régime de la franchise de base.

À compter de l'amende, le contrevenant a un délai de 60 jours pour régulariser sa situation, sous peine de voir la situation s’alourdir en pénalité…

  

Caisse enregistreuse obligatoire ou pas ?

En définitive, la caisse enregistreuse est-elle obligatoire ou pas ? Si cette loi ne rend pas obligatoire l'utilisation d'une caisse enregistreuse, elle tend vers cette direction. Considérant les obligations comptables que pèsent sur les commerçants et cette nouvelle disposition, ceux-ci sont incités à se doter d'un équipement certifié, que ce soit une caisse enregistreuse ou un logiciel de caisse.

 

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Pour en savoir plus, vous pouvez aussi consulter la FAQ proposée par la Direction Générale des Finances Publiques.